Lograr el éxito es algo difícil pero no imposible, siempre existen algunos tips que pueden ayudar a un evento a ser lo más exitoso posible. Entonces, ¿cómo se organiza un evento que tenga éxito?
Organizar un evento la mayoría de las veces no es una tarea fácil y es una cosa muy seria; influyen muchos elementos a tener en cuenta e implica dedicar el tiempo exclusivamente a eso. Necesitas mucha ayuda y confianza para lograr sacar algo físico de una simple idea.
Desde preparar una estrategia, presupuestos, equipo… todo entra dentro para alcanzar el éxito y es necesario establecerlo antes de nada porque crear un evento al libre albedrío es imposible.
Buena planificación
Todo empieza desde el principio. Antes de plasmar directamente la idea del evento hace falta planificarlo. Primero -y lo más importante- definir los objetivos: saber con qué fin se organiza el evento y qué se espera de él. Cuanto más claros y marcados sean los objetivos, la planificación será mucho más productiva y exacta. La planificación y la estrategia son básicos para que todo salga a pedir de boca, sin dejar de lado el posible plan B.
Probablemente una sola persona no puede abarcar todo el trabajo que requiere, por eso surge la necesidad de tener un equipo, un buen conjunto de personas de confianza que te ayude a controlar los diferentes departamentos necesarios.
Para que un evento triunfe hay que establecer un presupuesto realista dividido en muchos aspectos importantes como el espacio de la celebración, el catering, el personal, marketing, invitados… Hacer un inventario con todo lo que se necesita es una buena idea para empezar. Es vital y necesario conocer y controlar las partidas del presupuesto, la cantidad total que se va a dedicar… y, por supuesto, no hay que dejar de lado a los patrocinadores.
Elegir la fecha, la hora y el lugar correctos
Parece un aspecto irrelevante en la planificación de un evento, pero forma parte de la clave del éxito. Establecer qué día se va a celebrar el evento teniendo en cuenta si es festivo, si solapa con alguna fecha religiosa, con algún otro evento de relativa importancia, etc.
También hay que considerar las horas que se quieren seleccionar para asegurarse de que asistirán el mayor número de asistentes al evento. Pero, sobre todo, el aspecto más importante es el lugar. El espacio que elijas para celebrar el evento tiene que ser un espacio adaptado, bien iluminado y acorde con el evento que quieras crear, con buena sonorización, aforo, etc. En Valencia se pueden encontrar muchos como Veles e Vents o La Ciudad de las Artes y las Ciencias.
Priorizar la experiencia del usuario
Conectar con el público y brindarle una buena experiencia tiene que ser el objetivo principal en la organización de eventos. Una parte esencial del éxito proviene de lograr organizar un evento lo más satisfactorio posible para el asistente. No existe un evento sin que vaya gente a disfrutar de él. No importa de qué evento se trate, desde un congreso, un festival, un evento deportivo.
La tecnología es una de las grandes aliadas de la experiencia del usuario y beneficia la conexión y la participación del asistente. Desde pagos con pulseras cashless -compras fáciles sin necesidad de utilizar efectivo que ahorrará tiempo y colas-, garantizar un evento seguro sin aglomeraciones mediante los controles de aforo, accesos rápidos y sin esperas con el control de accesos… Pero sobre todo, que los asistentes se sientan escuchados e integrados en el evento: proporcionar una experiencia personalizada, establecer un contacto con ellos, encuestas, opiniones…
Una buena comunicación
Más allá de los asistentes, también es muy importante una buena comunicación. ¿Por qué es importante esto? Porque si la gente, sponsors, etc. no conoce tu evento, este no llegará a ninguna parte. Tener una buena visibilidad aumentará las conversiones y el éxito de cualquier acontecimiento que se quiera celebrar. Tener un buen posicionamiento en los motores de búsqueda será lo ideal para incrementar el alcance del evento y que llegue a más gente, siendo Google el que gobierna internet.
La herramienta clave para lograr un aumento en la visibilidad y posicionar el evento en los motores de búsqueda es el SEO. Las herramientas SEO están especialmente dedicadas a adquirir una mejor visibilidad y aumentar las visitas orgánicas.
Las campañas de mailing también son una buena estrategia para aumentar el alcance del evento, ya que mediante correos electrónicos puedes contactar con asistentes potenciales o actuales con informaciones relevantes, promociones o descuentos para establecer una relación ellos y fidelizarlos. Como consecuencia aumentará el alcance y despegará la probabilidad de éxito.
Apoyarse en ticketeras como Enterticket.es, te puede ayudar a realizar estas campañas de mailing y con su base de datos de difusión, soporte y ayuda personal para aumentar la visibilidad y éxito.
Las redes sociales ahora forman parte activa de la sociedad y es el canal de información y entretenimiento por excelencia. Son la mejor vía para conseguir el éxito y promocionar cualquier tipo de evento, estableciendo una comunicación directa con los asistentes al evento, además de crearte una imagen conocida por todos. Las redes sociales también son una buena plataforma para invertir en publicidad digital mediante banners o promociones.
No se puede quedar atrás la prensa y la publicidad tradicional, ya que siguen moviendo grandes masas. Dar a conocer el evento mediante notas de prensa en medios de comunicación y hacer campañas de publicidad con pósters, pancartas, banners o cualquier tipo de anuncios, alcanzará a un sector de la población mucho más grande.
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